Checklist voor het organiseren van een feest

28-06-2018

Vier je binnenkort je verjaardag, heb je een jubileum van je werk of is er een andere feestelijke gelegenheid? Dan heb je een goede reden om een feestje te geven! Maar waar begin je mee? Weet je wat er allemaal geregeld moet worden om een feest te kunnen geven? Hieronder vind je een handig overzicht van dingen waar je aan moet denken als je een groot óf klein feest wilt organiseren.

 

Meer dan 1 maand van tevoren


Gelegenheid bepalen

Voor welke gelegenheid wordt het feest gehouden? Een verjaardagsfeest behoeft een andere aanpak dan een jubileum of een huwelijksfeest. Je zult een feestje met collega´s wellicht op een andere manier vieren dan een housewarming. Een kinderfeestje is niet hetzelfde als een receptie. Een feest voor 1000 man pak je anders aan dan een feest voor 20 man. Het is daarom verstandig om van te voren na te denken over de gelegenheid van het feest en wat dit betekent voor de organisatie en de uiteindelijke uitvoering.
 

Datum en tijd bepalen

Bepaal de datum en tijd van het feest. Heb je een specifieke datum in gedachten? Bijvoorbeeld omdat dit de dag is waarop je jarig bent, je de laatste werkdag hebt of omdat de datum een speciale betekenis heeft.

Als je flexibel bent in de keuze van de datum en tijd, dan is het goed om te zorgen dat deze voor zoveel mogelijk gasten haalbaar zijn. In het weekend zijn veel mensen vrij en is de kans groot dat ze op het feest kunnen komen. Of misschien geef je liever een feest direct na je werk, omdat alle collega´s die je wilt uitnodigen dan al aanwezig zijn. Zijn er veel (jonge) kinderen bij, geef het feest dan niet te laat op de dag. Houd eveneens rekening met belangrijke feestdagen en evenementen bij het bepalen van een datum.

 


Budget vaststellen

Veel van de keuzes die je maakt voor het geven van een feest hangen af van het beschikbare budget. Als je weinig te besteden hebt, zal je misschien minder mensen uitnodigingen, de aankleding sober houden, eten en drinken beperken of een minder dure feestlocatie kiezen. Om een zo goed mogelijke balans te vinden tussen je wensen en de uitgaven is het aan te raden om van tevoren een maximumbedrag vast te stellen dat je aan het feest wilt uitgeven.
 

Begroting maken

Maak een lijstje van al je wensen voor het feest vermeld hierbij de te verwachten kosten. Zo kun je een begroting opstellen van de kosten voor het feest. Als je begroting boven het vastgestelde budget komt, zal je onderdelen van je wensenlijstje moeten schrappen of goedkopere alternatieven moeten bedenken.

Tip: heb je niet zoveel te besteden, bedenk dan dat je sommige dingen zelf kunt regelen of maken om kosten te besparen.
 

(Professionele) hulp

Als de organisatie van het feest teveel is om alleen te regelen, overweeg dan om (professionele) hulp in te schakelen. Je kunt iemand uit je familie- of vriendenkring vragen om je te helpen of een professionele eventplanner inschakelen. Een eventplanner neemt veel werk uit handen en heeft ervaring op het gebied van feesten organiseren, maar is daardoor vaak wel een stuk prijziger.!
 

Gastenlijst maken

Feesten en partijen zijn er in alle soorten en maten. Van een feestje voor je beste vrienden of directe familie, tot een enorm feest met familie, kennissen, vrienden en vrienden van vrienden. Houd naast het kiezen van het aantal genodigden ook rekening met de leeftijd van de gasten. Is het feest alleen geschikt voor volwassenen of zijn kinderen ook welkom? Let erop dat hoe meer personen je uitnodigt, hoe duurder een feest wordt!

Als er veel genodigden van ver komen die niet in staat zijn om dezelfde dag nog terug naar huis te reizen, help ze dan met het regelen van een overnachting.

 

Locatie kiezen

De locatie is een belangrijk onderdeel van een feest. Op basis van het type feest en het aantal genodigden kies je een geschikte plaats voor je feest. Wordt het feest binnen of buiten georganiseerd? Is het een feest waarbij wordt gedanst? Houdt daar in de benodigde ruimte rekening mee.

Als je het feest thuis houdt, bespaar je op de kosten voor het afhuren van een feestzaal, hoef je achteraf niet meer te reizen en zijn je eigen spullen binnen handbereik. Thuis een feest geven betekent echter wel dat je zelf verantwoordelijk bent voor de inkoop van eten en drinken, de decoratie van de ruimte en het schoonmaken naderhand.
Een feest op een externe locatie is praktisch, omdat er veel voor je gedaan wordt. Het is niet altijd noodzakelijk te betalen voor het huren van een zaaltje. In zo´n geval is een minimumafname aan drankjes en/of eten vaak wel verplicht. Je kunt een locatie huren inclusief catering of een locatie waar je zelf je eten en drinken mee kunt nemen.
 

Draaiboek maken

Maak een lijst van de dingen die georganiseerd moet worden voor het feest en wat op welk moment zal plaatsvinden voor, tijdens of na het feest. Een gedetailleerd schema van de activiteiten laat zien of iets wel of niet kan, geeft jezelf een beter overzicht en zorgt ervoor dat je eenvoudiger kunt plannen. Als je hulp hebt bij het organiseren van het feest, deel het draaiboek dan ook met deze personen.
 

Dresscode bepalen

Sommige feesten hebben een dresscode of kledingvoorschrift. Daarmee worden de gasten geinformeerd over de manier waarop ze zich moeten kleden en hoeft niemand zich ongemakkelijk te voelen. Mogelijke dresscodes zijn:

  • Casual –verzorgde, dagelijkse kleding.
  • Smart casual – netjes gekleed. Geen volledig pak. Een nette broek / rok met een jasje / blouse volstaat.
  • Tenue de ville –‘stadskleding’. Een pak voor de mannen met een stropdas en bijpassende, nette schoenen. Jurk / mantelpakje met rok tot over de knie + panty of een pantalon met jasje en hakken.
  • Cocktail – feestelijk chique. Mannen in donkerkleurig pak met wit of gekleurd overhemd, bijpassende accessoires en schoenen en eventueel een stropdas. Vrouwen dragen een korte, feestelijke jurk met hoge hakken, bijpassende make-up en dito kapsel.
  • Black tie – chique. Mannen in smoking, zwarte leren schoenen en zwarte sokken, wit overhemd met opstaande boord en dubbele manchetknopen en een zwarte vlinderstrik. Vrouwen: lange avondjurk, open schoenen met een hak en een bijpassend tasje, stijlvolle sieraden, gekapt haar en mooie make-up.
  • White tie – zeer chique. Mannen in rokkostuum, wit overhemd met dubbele manchetknopen en opstaande boord, witte vlinderdas en zwarte lakschoenen. Vrouwen in chique, lange en mouwloze avondjurk met bijpassende lange handschoenen. Stijlvolle accessoires, mooi gekapt haar en professionele make-up.

De gekozen dresscode wordt op de uitnodiging vermeld om iedereen hiervan op de hoogte te stellen.
 

Cadeausuggesties

Het is handig om cadeausuggesties op de uitnodiging te vermelden. Als je een afbeelding van een envelopje op de uitnodiging gezet, verwijst dit naar het geven van geld.
 

Uitnodigingen maken

Het is leuk om gasten op een gepaste manier uit te nodigen voor je feest. Een mooie manier om dit te doen is met het sturen van uitnodigingskaarten. Bij Poobies kun je zelf uitnodigingen ontwerpen of kant-en-klare uitnodigingen bestellen. Maak je je eigen uitnodigingen, dan bepaal je helemaal zelf hoe de kaart eruit komt te zien. Het resultaat is een unieke uitnodiging, waar je gegarandeerd veel positieve reacties op zult krijgen! Kant-en-klare uitnodigingen bestellen gaat heel eenvoudig en rap. Je kiest je favoriete uitnodigingskaart uit en het enige wat je dan nog hoeft te doen, is de tekst opgeven die op je kaart moet komen. Vervolgens zorgt Poobies ervoor dat de kaart gedrukt en verzonden wordt. Bestel bij Poobies vooraf gratis modelkaarten of een gratis proefdruk van je eigen ontwerp om te ontdekken hoe de kaart er in het echt uit ziet en aanvoelt.

Vermeld in ieder geval de volgende informatie op de uitnodiging:

  • Gelegenheid
  • Datum en tijd
  • Locatie
  • Cadeausuggestie
  • Deadline voor RSVP (laten weten of je wel of niet komt)


Zeker als je zelf uitnodigingen wilt ontwerpen, is het verstandig op tijd hiermee te beginnen. Veel tijd gaat zitten in het bedenken en ontwerpen van kaartjes. Verstuur de uitnodigingen minimaal vier weken voor de feestdatum naar de gasten.


Na het feest kun je de gasten bedanken voor hun komst met behulp van een bedankkaartje. Het is mooi om deze bedankkaartjes in dezelfde stijl als de uitnodiging te maken. Bedankkaartjes worden uiterlijk zes weken nadat het feest heeft plaatsgevonden verstuurd.
 

Catering / eten en drinken

Wat voor catering zal er tijdens het feest zijn? Wordt het een feest met enkel drankjes, worden er hapjes geserveerd of wellicht een volledig diner? Wordt er alcohol geschonken op het feest? Een lijstje met wat je precies op je feest wilt aanbieden is handig, zodat je dit kunt doorgeven aan de catering of als leidraad kunt gebruiken bij het doen van inkopen.
Organiseer je thuis een feest, zorg dan voor voldoende glazen, servies en bestek. Koop eten en drinken tijdig in. Vraag je gasten naar speciale wensen, bijvoorbeeld in het geval van allergieën of diëten. Bij een catering op locatie, dien je deze informatie tijdig door te geven.
Bedenk dat als je de gasten een diner aanbiedt, ze de mogelijkheid moeten hebben om te kunnen zitten om te eten.
Als je taart of gebak tijdens het feest gaat serveren, kun je langs de banketbakker of patisserie gaan om de mogelijkheden en prijzen op te vragen. Plan eventueel een proeverij als dit mogelijk is. Vraag ook de levertijd van het gebak op, want dit kan variëren van enkele dagen tot enkele weken!
 

Speciale gasten

Regel speciale gasten voor het feest, zoals een zanger(es), acteur/actrice, clown of entertainer, op tijd! Zeker in het weekend zijn deze personen al snel volgeboekt.


 

Enkele weken van tevoren
 

Uitnodigingen versturen

uitnodigingskaart
uitnodigingskaart

Nu is het moment om je (zelfgemaakte) uitnodigingen naar de genodigden te sturen als je dit nog niet gedaan hebt.


Vrij nemen

Het organiseren van een feest vergt veel voorbereiding en neemt veel tijd in beslag. Kun je niet alles in de weekenden regelen, neem dan extra vrije dagen op. Vergeet niet om ook de dag vrij te vragen waarop je het feest geeft, als dit op een werkdag valt.


Verzekering(en)

Soms is het verstandig om een evenementenverzekering af te sluiten, bijvoorbeeld als je een groot feest gaat organiseren. Zo voorkom je dat door een onverwachte situatie het feest niet door kan gaan of dat je met hoge kosten komt te zitten. Op internet vind je diverse banken en organisaties die evenementenverzekeringen afsluiten. Lees goed de voorwaarden door om te zien of jouw type feest wordt vergoed.
 

Vervoer

Is vervoer tussen locaties nodig, omdat het feest op meerdere locaties gevierd wordt? Bied je vervoer van en naar de feestlocatie aan? Regel dit dan op tijd. Je kunt offertes aanvragen voor bus- of autoverhuur, met of zonder chauffeur, om een kostenraming te maken. Zodra je een overeenkomst aangaat, vraag dan om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
 

Muziek

Muziek is een belangrijk onderdeel van een feest. Ga op zoek naar (live)muziek die bij je muziekwensen en -smaak past. Regel tijdig een persoon die de muziek tijdens het feest kan bedienen en regelen.
 

Fotograaf / cameraman

Wil je jouw feest vastleggen op foto en/of video? Vraag een familielid of vriend(in) om te fotograferen of filmen op het feest of ga op zoek gaat naar een professioneel fotograaf of cameraman. Bekijk in het laatste geval voorbeelden van zijn/haar stijl. Zo voorkom je ontevredenheid achteraf over de gemaakte foto’s of videobeelden. Vraag om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken zodra je een overeenkomst aangaat.

Tip: bij een beperkt budget kun je in plaats van een fotograaf ook wegwerpcamera’s neerleggen op de feestlocatie. De gasten kunnen tijdens het feest zelf foto’s maken die je na het feest laat ontwikkelen. Dit levert vaak hele leuke en unieke foto´s op.
 

Feestkleding uitzoeken

Je wilt er feestelijk uit zien op je eigen feest. Ga daarom op zoek naar een nieuwe outfit. Beperk je niet alleen tot kleding, maar denk ook aan bijpassende schoenen en accessoires.
 

Aankleding

Bij een feest hoort een feestelijke aankleding van de ruimte. Versier de ruimte met stoelen, (sta)tafels, tafellinnen, bloemen en planten, ballonnen, slingers en feestverlichting. Informeer op de locatie wat al beschikbaar is en wat je zelf mee moet nemen. Houd bij een buitenfeest rekening met eventueel slecht/koud weer en regel een tent/overkapping, vuurkorven en terrasheaters. In het geval van hoge temperaturen is een overkapping of parasol ook praktisch.

 

1 week van tevoren
 

Definitieve gastenlijst maken

Maak een definitieve gastenlijst aan de hand van de binnengekomen reacties. Nu is het nog mogelijk om eventuele wijzigingen in de aantallen door te geven aan de feestlocatie en catering en om wijzigingen te verwerken in de hoeveelheden die ingekocht moeten worden.
 

Draaiboek doornemen

Check nogmaals het draaiboek dat je bij de start hebt gemaakt. Streep weg wat al is gedaan en bekijk wat nog moet gebeuren. Als er veranderingen aangebracht worden in het draaiboek, houd dan ook alle betrokken personen hiervan op de hoogte.
 

Buren inlichten

Geef je thuis een feest? Licht dan de de buren in over het georganiseerde feest. Verontschuldig je alvast voor eventuele overlast en/of nodig je buren uit om ook naar het feest te komen.
 

Tafelschikking

Bij een feest met een maaltijd of diner is het verstandig om na te denken over de tafelschikking. Zet gasten met gemeenschappelijke interesses bij elkaar en houdt gasten die niet goed met elkaar overweg kunnen uit elkaar. Je kunt er ook voor kiezen om mannen en vrouwen om en om aan tafel te zetten.
 

Boodschappen doen

Doe je de catering (deels) zelf? Dan zul je de inkopen zelf moeten doen. Maak voordat je naar de supermarkt of winkel gaat een boodschappenlijstje met alle benodigdheden. Zo ga je voorbereid op pad en bespaar je tijd. Neem voldoende tassen mee om de boodschappen in te vervoeren en vraag eventueel iemand om mee te gaan en je te helpen.
 

Decoratie van de locatie

Je kunt het beste een dag voor het feest de locatie alvast alvast aankleden. Zo voorkom je stress op de dag van het feest zelf, waarop al genoeg andere dingen geregeld moeten worden. Als dit niet mogelijk is, plan dan voldoende tijd in voor de aankleding op de dag van het feest. De decoratie van een ruimte kost vaak veel tijd.
 

Naar de kapper

Ga in de week voor het feest naar de kapper om je te laten knippen. Een nieuw kapsel in combinatie met een nieuwe outfit: je er helemaal klaar voor!
 

Goed uitrusten!

Ga in de week voor het feest op tijd naar bed, om te voorkomen dat je op de dag van het feest niet genoeg uitgerust bent en daardoor niet de hele dag/avond kan volhouden.

 

Op de dag van het feest
 

Eten en drinken voorbereiden

Zorg dat alles klaar staat als je zelf voor de hapjes en drankjes zorgt voor het feest. Zet alle glazen, schaaltjes, bestek, etc. op een tafel, prepareer de hapjes en zet eten en drinken koud (als dit nog niet is gedaan). Zorg voor voldoende ijsblokjes op warme dagen om drankjes mee te koelen.
 

Klaarmaken voor het feest

Trek je feestkleding vlak voor de aanvang van het feest aan. Als je voorafgaand aan het feest nog voorbereidingen moet treffen, is het niet handig om dit in je feestkleding te doen. Zo wordt je nieuwe kleding in ieder geval niet vies.

Tip: Doe je haar en eventuele make-up pas nadat je je feestkleding hebt aangetrokken. Dan wordt je bovenkleding niet besmeurd met make-up en raakt je kapsel ook niet in de war.

Tip: Neem geld, pasjes en persoonlijke spulletjes in een klein tasje mee als het feest op een externe locatie is. Dan hoef je geen hele grote tas mee te nemen en heb je toch de belangrijkste dingen bij de hand.
 

Geniet!

Je hebt lang naar het feest toegewerkt en veel tijd en moeite erin gestoken. Geniet daarom volledig van dit moment!

 

Na het feest
 

Schoonmaken van de locatie

Op een externe locatie zit de schoonmaak vaak bij de kosten in en ben jij hier niet persoonlijk verantwoordelijk voor. Vier je het feest thuis, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de schoonmaak. Vraag of een aantal mensen je hierbij kunnen helpen. Dan ben je sneller klaar en met wat muziek erbij kan het zelfs nog heel gezellig worden!
 

Bedankkaartjes versturen

Stuur je gasten maximaal 6 weken na het feest een bedankkaartje. Met dit kaartje bedank je de genodigden voor hun komst en de cadeaus. Je kunt bij het bedankkaartje ook een klein cadeautje toevoegen dat aan het feest herinnert.

bedankkaart
bedankkaart